Piloter le changement : construire des partenariats réglementaires durables

Un programme de technologie réglementaire à long terme repose avant tout sur la confiance. Pour un gouvernement ou une autorité de régulation, la décision de déployer une plateforme de suivi, de contrôle de la conformité ou de gouvernance des données constitue un engagement visant à renforcer la supervision sur plusieurs années. Cet engagement nécessite un partenaire capable de respecter les échéances et les niveaux de service convenus, de gérer des interdépendances complexes, de communiquer en toute transparence lorsque les circonstances évoluent et de veiller à ce que la plateforme reste alignée sur les priorités réglementaires de l’autorité, elles-mêmes en constante évolution.

La mise en œuvre commence par la compréhension

Les autorités de régulation évoluent dans des contextes caractérisés par des mandats, des cadres juridiques, des structures de marché et des environnements opérationnels différents. Elles sont toutefois souvent confrontées à des défis similaires en matière de surveillance de leurs secteurs et de contrôle de la conformité dans des marchés en rapide évolution. La réussite du déploiement d’une plateforme de contrôle de la conformité repose donc avant tout sur une compréhension approfondie de l’environnement du client et sur un alignement entre toutes les parties autour des éléments clés suivants :

• Objectifs stratégiques : priorités réglementaires, objectifs du programme et vision à long terme.
• Environment institutionnel : institutions, entités réglementées et parties prenantes concernées, y compris leurs rôles et responsabilités.
• Exigences fonctionnelles : fonctionnalités attendues du système, performances et besoins opérationnels.
• Écosystème de données : sources de données disponibles, exigences en matière de reporting et flux de données.
• Environnement technique : infrastructures et systèmes existants, ainsi que besoins d’intégration.
• Cadre réglementaire : obligations légales, réglementaires et de conformité applicables.
• Préparation opérationnelle : processus existants, interdépendances et pratiques organisationnelles nécessaires.
• Résultats attendus : livrables, indicateurs de performance et critères de réussite.

Cet alignement permet d’établir une compréhension commune, de réduire les risques liés à la mise en œuvre et de poser des bases solides pour un déploiement efficace et durable.

Une structure claire pour la mise en œuvre

Les projets complexes du secteur public impliquent de multiples parties prenantes : équipes des autorités de régulation, opérateurs ou prestataires de services, équipes techniques, institutions publiques, partenaires logistiques et, dans certains cas, autres agences gouvernementales. La réussite du déploiement repose sur une coordination efficace entre l’ensemble de ces acteurs.

Une approche optimale du déploiement s’appuie sur un modèle structuré de gestion de projet. Celui-ci est organisé en phases opérationnelles clairement définies, assorties de responsabilités convenues, de points de validation et de livrables.
Ces phases comprennent généralement :

• La mobilisation du projet et l’évaluation de l’environnement de l’autorité.
• L’engagement des parties prenantes et la gouvernance du projet.
• La conception réglementaire et technique des exigences en matière de données, des flux de travail et des fonctionnalités de la plateforme.
• Les visites de sites, la préparation des infrastructures et l’intégration des sources de données approuvées.
• Le paramétrage de la plateforme, les tests et la validation de la qualité des données.
• La phase pilote, l’évaluation par le client, les ajustements et la recette utilisateur (User Acceptance).
• La formation, la mise en production (Go-live), le support technique, le reporting et le suivi opérationnel.

L’objectif de cette structure est de donner au client une visibilité sur l’avancement du projet, de confirmer que les exigences sont satisfaites à chaque étape et d’identifier les risques potentiels avant qu’ils ne deviennent des problèmes majeurs.

Le déploiement par GVG du Système de suivi du trafic des télécommunications au Zimbabwe illustre cette progression structurée. À la suite d’une visite de site, la mise en œuvre du système a débuté en 2021 et s’est achevée en février 2022. Ce dispositif permet à l’Autorité de régulation des postes et télécommunications du Zimbabwe (POTRAZ) de surperviser le trafic des télécommunications et de lutter contre les risques liés à la fraude. [globalvoicegroup]

Gérer les changements externes de manière responsable

Les projets à long terme évoluent dans des environnements susceptibles de changer de manière imprévisible. Les évolutions politiques, les bouleversements géopolitiques, les perturbations des chaînes d’approvisionnement, les pénuries d’équipements, l’inflation, les fluctuations monétaires, les modifications des règles d’importation ou encore les contraintes logistiques peuvent affecter la disponibilité, le coût et les délais de livraison des équipements, des matériaux, de la connectivité et des ressources techniques. Ces réalités sont particulièrement importantes lors du déploiement de systèmes nationaux reposant sur des équipements spécialisés, des infrastructures locales, des dispositifs d’hébergement dans des centres de données, une logistique transfrontalière ou plusieurs entités réglementées.
Un modèle de déploiement résilient repose notamment sur :

• L’identification précoce des dépendances liées aux achats, à la logistique, au transport et au fret, à l’intégration et aux processus d’approbation.
• Une planification réaliste de la mise en œuvre et des spécifications techniques claires.
• Des réunions périodiques du comité de pilotage et du comité de projet.
• Des registres des risques tenus conjointement et des revues régulières de l’avancement.
• Des protocoles de communication clairs, notamment des circuits d’escalade pour les problèmes urgents liés au projet.
• Des procédures convenues pour évaluer l’impact des changements sur le périmètre, le calendrier et les coûts.
• Des mesures de continuité d’activité pour les services critiques.
• Un reporting transparent permettant à l’autorité de prendre des décisions éclairées.

Une planification anticipée, des décisions documentées et une communication transparente contribuent à préserver les engagements pris lorsque les circonstances évoluent.

Lorsqu’un événement extérieur est susceptible d’affecter le déploiement, les parties doivent en évaluer rapidement les conséquences, identifier des mesures d’atténuation concrètes et suivre les procédures de gouvernance et les dispositions contractuelles convenues. L’objectif est de résoudre les difficultés sans perdre de vue la finalité réglementaire fondamentale du programme.

Les contrats doivent accompagner l’évolution

Une plateforme réglementaire est déployée dans un environnement en constante évolution. Au cours d’un contrat pluriannuel, l’autorité peut être confrontée à de nouvelles évolutions du marché, à l’émergence de technologies, à de nouvelles formes de fraude, à des sources de données supplémentaires ou à une révision de ses priorités stratégiques. La capacité à répondre à ces évolutions est essentielle et doit être gérée de manière responsable.

Lorsque l’autorité identifie un nouveau besoin, le client et le partenaire chargé du déploiement doivent en évaluer la finalité réglementaire, la faisabilité technique, l’impact opérationnel, le calendrier de mise en œuvre et les implications financières. Cette démarche fournit une base claire pour déterminer si, et de quelle manière, cette nouvelle exigence doit être intégrée au programme.

L’objectif est de garantir que la plateforme reste en adéquation avec le mandat de l’autorité, tout en préservant la rigueur du déploiement, la responsabilité des parties et la bonne utilisation des ressources financières.

Un partenariat tout au long du cycle de vie du programme

La réussite d’une relation contractuelle ne se mesure pas uniquement au respect du calendrier de déploiement. Elle se mesure également à la capacité de l’autorité à s’appuyer sur la plateforme pendant toute la durée du contrat : recevoir des données de qualité, assurer la continuité des services, identifier les risques, soutenir le contrôle de la conformité et prendre des décisions mieux éclairées.

Cela nécessite de maintenir un dialogue permanent avec le client et de veiller à ce que le déploiement reste ancré dans les objectifs d’intérêt général initialement définis par l’autorité. Cela implique également de fournir l’assistance technique, la rigueur dans la gestion de projet et la flexibilité nécessaires pour faire face de manière responsable à l’évolution des circonstances.

Les programmes réglementaires à long terme nécessitent à la fois de la constance et de la capacité d’adaptation. Notre responsabilité est de respecter les engagements convenus avec l’autorité, tout en maintenant le niveau de gouvernance, de transparence et de flexibilité nécessaire pour répondre de manière responsable à l’évolution des conditions du marché, des besoins du client ou des technologies. »
— Edouard Docteur, Chief Delivery Officer, Global Voice Group

En définitive, l’objectif est de bâtir un partenariat résilient, permettant de renforcer la supervision, d’améliorer le respect des obligations réglementaires et de développer durablement les capacités de régulation tout au long du cycle de vie du programme.